Negli ultimi 10 anni ho sperimentato decine e decine di metodi per organizzare il mio tempo. Perché? Perché il tempo è l'unica risorsa che non possiamo né comprare né creare. Possiamo fare una quantità infinita di denaro, ma non possiamo creare neanche un secondo in più. Dopo anni di tentativi e di errori ho messo insieme un metodo che ho chiamato SPACE, che non solo organizza la mia agenda ma la protegge anche dai continui attacchi e tentativi di influenza che arrivano da fuori. Qui ti racconto come funziona e come lo uso ogni giorno per gestire, organizzare e colorare tutta quanta la mia vita.
Ti serve un'agenda? Sì, a prescindere
È un discorso che mi trovo a fare un sacco di volte, con amici, colleghi, clienti, collaboratori, dipendenti, chiunque (sì, a cena faccio anche altri discorsi, ma il tempo è un argomento che mi appassiona e che è molto centrale nella mia vita). In una settimana ci sono 168 ore. Che tu sia un CEO, un libero professionista, uno studente, un indipendente, sono sempre 168. Il tempo è l'unica risorsa completamente limitata che abbiamo, e la differenza tra chi fa tante cose e chi arranca è che i primi riescono semplicemente a organizzare il proprio tempo. Quindi la risposta secca è sì, a tutti serve un'agenda, a prescindere dal lavoro, dall'attività o dall'età.
L'agenda è un luogo sacro, non una lista
Risposto alla prima domanda, arriva la seconda. Va bene, ma come la organizzo? Cosa ci metto dentro? E qui si apre un capitolo enorme, perché molte volte usiamo l'agenda in una maniera sbagliata. Io l'ho usata in maniera sbagliata per un sacco di anni. Esempio banale, nell'agenda ficcavo le cose che dovevo fare. No. L'agenda serve ad allocare il tempo a disposizione nella giornata. Nel momento in cui inserisco un'attività in agenda è una cosa che io devo fare fisicamente, in quell'ora. Se devo ricordarmi una lista di cose da fare uso una to-do list. Se devo ricordarmi un articolo che mi è piaciuto uso un'app di note. L'agenda serve a organizzare il tempo nella giornata, punto, fine, non ci si fa nient'altro.
Per strutturarla ho creato SPACE, che sta in piedi su 5 pilastri. Li vediamo uno alla volta.
S come Seleziona
Seleziona non significa fare una lista delle cose che devi o che vuoi fare. Significa scegliere dei contenitori, dei macro-gruppi di tempo che devono per forza trovare spazio nella tua settimana ideale. Nel mio caso le aree sono 3, lavoro, salute e relazioni. Non ci posso infilare tutto, ma dentro ognuna posso selezionare le attività alle quali non voglio rinunciare.
Per il lavoro sono il deep work, ovvero blocchi di tempo nei quali lavoro in maniera ininterrotta senza distrazioni, le riunioni e i one-on-one con i miei collaboratori, e i momenti in cui pianifico le giornate. Per la salute sono la palestra (per me il CrossFit), il sonno e i pasti principali. Per le relazioni sono il personal time, cioè il tempo con la mia famiglia, quindi mia moglie e Duccio, il mio lagotto, i pranzi con i parenti di mia moglie e con i miei genitori, e il tempo per le cene e gli eventi con gli amici.
E qui sarò veramente brutale. Il problema non è che non abbiamo tempo per fare le cose, è che non scegliamo di farle, e te lo dico perché l'ho fatto io per anni. Se dico che la palestra per me è importante, o che alimentarmi bene è importante, e poi non trovo spazio nella mia agenda settimanale per quell'attività, significa che per me non è una priorità, ed è rimasta solo un desiderio, un'intenzione. Se un'attività è veramente importante il tempo lo trovi, anche fossero 10 minuti per fare le scale, per meditare o per prepararti un pasto decente. Il resto sono scuse.
P come Pianifica, e qui entra in gioco la settimana ideale
Non parlo della classica to-do list che prima o poi dimentichiamo per forza, ma di una pianificazione a blocchi che cambia completamente il modo in cui vedi il tuo tempo. Se le ore in una settimana sono 168, quelle veramente utilizzabili sono 112. Quello che cambia è come organizziamo quelle 112.
Si parte da una settimana ideale, completamente bianca, dove possiamo fare tutto quello che ci pare. Io uso Google Calendar perché tutte le mie attività e i miei studi girano su Google Workspace, ma va bene anche iCloud, Outlook, Yahoo. L'importante è che la piattaforma permetta la condivisione e la sincronizzazione automatica. La prima cosa che faccio è creare un calendario nuovo, dedicato solo alla settimana ideale, e lo tengo privato. Gli altri calendari li condivido con chi voglio, quello di studio con i collaboratori per esempio, ma questo è mio e l'ho chiamato "Giuseppe Ideal Week".
Poi inserisco i blocchi di inizio e fine giornata. Il blocco del risveglio dura 45 minuti, dalle 6:30 alle 7:15, e si chiama wake up + readings perché mi sveglio, faccio colazione e leggo. Si ripete ogni giorno, stato occupato, così nessuno può piazzarmi eventi sopra. Voglio andare a dormire tra le 22 e le 22:30 per fare le mie 7 ore e mezza, 8 di sonno, quelle che mi servono per non sentirmi uno zombie la mattina dopo, quindi dalle 22 alle 23 c'è il blocco bed time, con l'icona e il promemoria di portare giù Duccio. Poi il personal time, dalle 18:30 alle 20, perché tendenzialmente finisco di lavorare alle 18, 18:30. Poi la meditazione, ogni mattina dalle 7:15 alle 7:25.
Il momento di maggiore concentrazione per me è la mattina, quando seguo atti o questioni complesse per lo studio, quindi lì piazzo i blocchi di deep work, di 2, 3 o 4 ore, di solito 2 con una piccola pausa in mezzo. Poi riempio il resto, riunioni di studio, one-on-one, uno spazio per scrivere i video di YouTube e uno per registrarli (la scrittura porta via un sacco di tempo), il box, i pranzi, le cene.
Da libero professionista ho, entro certi limiti, la libertà di decidere. Da dipendente la settimana ideale va fatta girare intorno ai turni o agli orari in cui si prendono i bambini a scuola. Si fissano prima le cose che non dipendono da noi e poi si costruisce intorno. E pianificare è fondamentale soprattutto se sei libero di farlo, perché se una cosa non funziona sulla carta sicuramente non funzionerà nella vita reale.
Due parametri che uso nel piazzare i blocchi. Il primo è il batching, ovvero ammucchiare le attività simili. Le mail, per esempio, stanno in blocchi da un quarto d'ora che io chiamo "blocchi cazzatine", all'inizio o alla fine della giornata, così non interrompo il deep work per rispondere a una mail. Il secondo è organizzare allo stesso identico modo anche la vita personale, quindi il sabato l'allenamento e il pranzo con i miei genitori, la domenica tutta personal time.
Questa è la struttura base, lo scheletro di tutte le mie settimane. Io programmo la settimana il sabato prima, ci trovo già udienze, appuntamenti, viaggi, ci copio sopra la ideal week e sposto i blocchi in base a quello che succede davvero, la cena con gli amici, il giovedì sera X Factor o una serie con mia moglie, uno spostamento di lavoro.
A come Assegna
Assegnare le priorità. Arriva una chiamata da un amico, la proposta di un lavoro, di un incontro, di una vacanza, qualsiasi cosa. Se ci chiedono una cena il giovedì sera e quella sera l'avevo sistemata per fare altro, scelgo io se dare priorità al blocco o al nuovo evento. Questo ti rende padrone del tuo tempo, ma fa anche un'altra cosa, ti fa vedere quanto spazio hai effettivamente libero. Se voglio imparare il pianoforte o studiare il giapponese, vedo subito in quali blocchi posso infilarlo. Il vero potere dell'assegnazione è non sentirsi più in colpa, essere onesti con se stessi e dire ok, questa cosa mi interessa veramente o ce n'è una più importante?
C come Colora (e no, non è una roba superficiale)
Io coloro tutta la settimana ideale. Giallo per la routine mattutina (il sole che sorge), blu scuro per la routine serale, azzurro per il box, verde per gli appuntamenti, rosso per il deep work. Serve a due cose. L'agenda è più bella da vedere e più facile da leggere, anche l'occhio vuole la sua parte. Ma soprattutto a colpo d'occhio capisco quanto tempo ho allocato a ogni cosa. Se vedo troppi blocchi dello stesso colore so che devo riequilibrare. Quindi è uno strumento strategico, altro che roba superficiale.
E come Esegui
La differenza tra chi raggiunge un obiettivo e chi sogna solamente di raggiungerlo è il livello di esecuzione, la capacità di rispettare il piano che ci siamo dati. L'agenda, l'ho detto, è sacra. Se c'è dentro un'attività, quella si fa, non ci sono scuse. Se la trattiamo come un consiglio abbiamo sprecato una valanga di tempo a costruire un bellissimo sistema colorato che non serve a niente.
Per renderla efficace faccio così. Il weekend, idealmente il sabato mattina ma a volte la domenica pomeriggio, rivedo la settimana successiva, incollo la ideal week e controllo che i blocchi siano ancora validi rispetto agli impegni già fissati. Ogni sera, prima di chiudere l'ufficio, controllo che la giornata dopo sia ancora organizzata bene, mattina, pomeriggio e sera. E gestisco le eccezioni. Se sposto un blocco lo faccio intenzionalmente, sono io che scelgo. La routine mattutina, il tempo con la famiglia e l'allenamento restano quasi intoccabili. Se arriva un'urgenza di un cliente riorganizzo, ma la flessibilità deve restare un'eccezione, e non diventare un marasma in cui cambio tutto quello che avevo programmato.
Com'è una settimana vera
Nelle ultime settimane ho avuto blocchi di lavoro su un concordato preventivo molto importante (che mi ha ucciso), allenamenti, incontri con clienti, il personal time, l'organizzazione di un viaggio negli Stati Uniti, una serie di prime consulenze, diverse udienze, meditazione e scrittura, più il nuovo template del canale YouTube. Guardando l'agenda a colpo d'occhio vedo se i blocchi sono equilibrati oppure no.
E prima che me lo chiedano, l'app che uso ora è Notion Calendar, ero su Fantastical. L'ho scelta perché è basata integralmente su Google Calendar, con le funzioni di Google Meet integrate, ed è più carina da vedere. Ma la versione browser di Google funziona benissimo.
Ti giuro che nel giro di 2 settimane diventa normale pensare alla propria vita organizzata in blocchi di tempo. E il risultato più grande per me, dopo anni di sperimentazioni, è il risparmio di energie mentali. Parto con la settimana e so esattamente cosa fare in ogni pezzo della giornata. È un sistema che rende veramente liberi. Tu, se apri la tua agenda adesso, quante delle tue 112 ore sai già dove vanno a finire?
Se ti è servito, ti lascio gratis il template Notion della SPACE Agenda.